在电话中如何向秘书传情达意

    到国外出差之前，一般而言都以传真和外国的当事者取得晤面的约定，很少用电话联络。但是在国内，或是自己在国外需要紧急晤面的时候，利用电话则较为方便。在本篇中所要介绍的是要求晤面的人：

    （1）正确介绍自己的姓名，与正确获知对方姓名。

    （2）要询问希望与谁晤面，并且把意思正确地传达给对方。

    （3）要传达或询问约定的时间与场所。

    如果能正确地沟通并掌握上述三点原则，那么你的商务英文电话就可以说是及格了。

    (1)经由秘书安排约定I’d like to make an appoingtment with Mr.Hammer. （我想要和Hammer先生约个见面时间）原则上约定见面商谈时，应事先用传真或信函同志对方较为妥当。如果在事先未能以书面告知时，最好说清楚见面时想说的内容，如 to diascuss the contract [洽谈合同事宜]。

    （2）经由秘书安排约定Could I see Mr.Hammer sometime this week? （我们能不能在这个星期跟Hammer先生见个面？

    sometime this week 是[这个星期随便什么时候]之意。最好配合自己的日程表说清楚有空闲的时间，如 Either on Wednesday or Thursday.（星期三或星期四都可以）。

    （3）经由秘书安排约定Would it be possible to see Mr.Hammer tomorrow? （明天能不能跟 Hammer先生见个面？） 左句含有 Does Mr.Hammer have time to meet with me tomorrow? (Hammer先生明天有时间跟我见面吗？），或 If he does have time,may I meet him tomorrow? (如果他有空，我明天能跟他见面吗？）之意。

    （4）经由秘书安排约定What time is convenient for him? （他什么时候有空呢？） 也可以说 What time is he available?（他什么时候有空？），但用 convenient 会给人比较客气的感觉。如果无法照对方的要求时间见面时，就说I\’m available at three o\’clock.(我三点有空）来试探一下也无妨。

    （5）经由秘书安排约定I\’d like to have lunch with him tomorrow. （我想明天和他吃午饭）在欧美，商业界常举行 a lunch meeting [商业午餐]。在这种聚餐中，不但容易相互沟通，也可以借此加深彼此交情，因而用餐的时间长达三小时的情形也屡见不鲜。

    （6）直接求见本人If you have time, I\’d like to meet with you today. (如果您有时间，我想今天跟您见个面）虽然已约好时间，可是有急事想提早见面时，就可以用这句。如果没有空闲时间就说 I\’m sorry,but I\’m really tied up today.（很抱歉，我今天真的没空）。

    （7）直接求见本人Could you spare me about half an hour? (能不能给我半个小时的时间？）这句话是对熟人说的话。spare是[腾出（时间），分让（东西）之意。有时间的话说 Sure.,OK.等；如果没空的话说 I\’m afraid I can\’t.(恐怕不行）就可以了。

    （8）直接求见本人Could we get together at L.A.Restaurant? （我们能不能在洛城餐厅会面？）get together是[聚会、会面]之意的较为随便的说法。说明聚会地点，如某某餐厅等时，最好指出大家共同认识（shared knowledge)的目标比较好。

    （9）直接求见本人I was wondering if we could arrange a meeting to discuss the new product. （我想，我们是不是可以安排一次会面来讨论新产品）这句是经由第三者介绍而尚未谋面的人在约定晤面时使用。I was wondering if...的说法含有不太拘束形式的温和语气。还可以用Would it be possible to meet and discuss the new product?.

    （10）直接求见本人I\’m calling about what we discussed the other day. （我打电话是为了前几天我们所讨论的事）这句是已见过面想再继续时的说词。接到电话的人可以答称 I\’ve been waiting for your call.（我一直在等您的电话里），并接着说Let\’s get together. When can we meet to talk?(我们来聚一聚。什么时候可以见面？）（11）询问目的What would you like to talk to me about? （你要跟我谈些什么事？）也可以用 Can l ask you what you want to discuss?.要见面之前，事先了解讨论的内容、前后关系、背景（context)等有助于预作交涉前的准备工作。

    （12）表示同意Sure. （好啊！）简短地表达肯定的方式有 Certainly. (当然可以），Of course.(当然）等，意思都差不多。在谈话中如果常用这种简短词句会给人幼稚的感觉。应该用一些不同说法才能给人较佳印象。

    （13）表示拒绝I don\’t think we have to meet on this subject. （关于这个问题，我不认为我们有见面的必要）对于不认识的人或推销人员的求见电话，认为无需见面时，可以用这句话，或明确地用It\’s probably not necessary to meet.(没有必要见面）来加以谢绝。

    （14）与代理人会面I\’m afraid I can\’t, but Mr.Brown will meet you instead. (我不能会面，但Mr.Brown会替我跟你见面）句首用 I\’m afraid I can\’t...会给人非常客气的印象。若不小心而唐突地说出I\’m too busy to meet you.,说不定会给对方带来受轻视的感觉。

    （15）想要决定的时间与场所May I arrange the time and the place, please? (能不能让我安排时间与场所？）也可以 Do you mind if I set the time and location for our meeting? (我来定见面的时间和地点可以吗？）。开会的时间和地点常常影响商谈的成果，因而配合对方时间的同时，要把握主导权。

    （16）询问适当的时间When do you have free time? （您什么时候有空？）这是自己有时间可以配合对方来约定见面时间的问法。也可以用 When are you available? 谈商务时，free time 指的是除去假日及下班后的时间。

    （17）告知适当时间I’m free at three o\’clock today. （我今天下午3点有空）此句是（3点以前不方便，但3点以后才有空）的意思。也可以用 I\’m available at three o\’clock.如果是[3点到4点有空]的话，就用availbale from three o \’clock until four 即可。

    （18）提议约定日期与时间Can I see you Thursday at nine? （我能不能在星期四，9点跟您见面？）如果对方没有时间时，就用 How about...? 的句型来调整适当的见面时间。用I\’ll be free anytime from 10:00a.m.till 3:00p.m.on Wednesday.(星期三的上午10点到下午3点我都有空）的话，可以让对方选择方便的时间。