写询函与答复信函

 　　书面谈判往往从买方询价开始。询价又叫询盘，是买方准备购买某种商品，向对方了解预购商品和成交条件的有关信息，尤其是产品的价格，请求对方报价。发送与接收有关商品及服务的询问信是最重要、最频繁的商务活动之一。询问信因其询问的内容和目的不同、询问者的背景不同等原因而不尽相同，如索取目录和价目表的例行信、希望得到样品的询问、要求优惠折扣的询问、要求现在已不再生产的商品的询问、要求安排参观会见的询问信等等。但是总的来说，询问信应遵循以下原则：

　　1. 应确认要询问的内容，明确陈述你的要求。
　　2. 强调所询问信息的重要性，请求对方给予具体明确的回复。
　　3. 如果要询问的问题较多，采用按序排列的方法，有助于达到明白无误的目的。
　　4. 如果过去从未与对方有过贸易往来，告诉他你是根据什么消息来源发出征询的（比如广告），并告知对方你在经营上的一些情况。
　　5. 如果给所推荐的供应商写询问信，应说明受推荐的情况。
　　6. 如果对于准备购买的商品事先有限价，不要在询问函中提及此事，否则供应商可能会针对该现价采取措施，太高行情。
　　7. 去信询问要客气礼貌，不要忽略“请”、“谢谢”和“我方将非常感谢”等礼貌用语。
　　8. 表达要简洁清楚、中心突出。
　　一般地，询问信的征文由三部分组成：
　　1. 第一部分即首段开始就说明询价人的兴趣所在，简单介绍自己的情况并提出写信的目的或请求。
　　2. 第二部分明确提出要询问的详细具体信息，和/或对目的、请求作出解释。
　　3. 最后是谢辞和结尾句。对于对方将给予回复的信息表示感谢，并盼早日答复。
　　询问意味着可能的贸易往来，所以不管询问信是来自老客户还是新客户，回复都应该迅速、礼貌，答复信息也要全面。如有特殊原因无法及时回信，应告诉对方原因，同时应说明你很感谢也很重视客户的询问。
　　询问信分诸多情况，答复也不可能千篇一律。因为广告和促销活动，供应商每天都会受到许多索取目录和价目表的例行信，对此可用事先准备好的资料和打印好的“致意”笺回复。但是，当询问暗示可能签订大的或长期的订单时，应利用这个询问机会致函来推销你的商品。对产品样品的征求信实际上恰恰是你展示产品优点的好机会，回信应对产品充满信心且令人信服。如果询问是来自一位老客户，你应表达出诚挚的谢意。相应地，对于第一次询问的新客户的答复更应该热情、礼貌、周全，以便留下良好印象从而建立友好关系。如遇目前已不再供货的产品，或是一些不能满足的特殊要求，可以直接予以拒绝，以免得罪顾客而失去生意。比如，对于优惠折扣的要求，可以回复需根据订货量的情况决定。此外，要注意在回信中，你必须确定自己已回答了询问信中的所有问题，如果问题较多，建议用序号分列开来，这样就清晰明了。
　　回复信的正文一般包括如下三部分：
　　1. 第一部分以感谢开头，并告知对方收到的征询信是哪天写的，还要将征询内容加以概括。
　　2. 第二部分回答征询。
　　3. 最后一部分用以表达希望你所提供的信息对对方有所帮助，并希望很快收到回信。
　　常用句型
　　1. We ask you kindly 1 deliver us as soon as possible your latest price list of your sports shoes with the lowest quotations 3, together with an illustrated 4 catalogue.
　　请贵公司尽快惠寄运动鞋的最新价目表和带有图片的商品目录，并给予最优惠的报价。
　　2. We request you to inform us of the price of Chinese dinnerware and the possibly earliest date of delivery.
　　请告知中国产餐具的价格和最早的交货日期。
　　3. We are interested in Accer computers you stated in your letter of January 12th ,2004 and shall be obliged if you could care to offer us competitive quotations.
　　我们对贵公司2004年1月12号来信中所提到的“宏基”计算机很感兴趣，如蒙提供具有竞争性的报价，将十分感谢。
　　4. We shall be grateful to you for further discount off your price list you sent last week.
　　如贵公司能从上周寄的价目单中再给些折扣优待，将不甚感谢。
　　5. We would appreciate it if you please let us know the ruling prices of the above items at your end so that we may give you quotations accordingly.
　　如贵方能告知我们上述商品在贵地的现行价，则甚为感激，并将作为参考酌情报价。
　　6. We are on the look-out for the following items and should be grateful if you would send samples of the same.
　　我们欲求购下列产品，如贵公司能寄来其样品，我们将非常感谢。
　　7. The advertisement of your furniture in the thirty-eight issue of Business Weekly in 2004 appeals to us, and we would love to have full details of your offer.
　　贵公司刊登在《商务周刊》2004年第38期上的家具广告引起了我方的兴趣。我们想了解贵公司全面详细的报价。
　　8. In reply to your enquiry dated November 25th, we are sending you here with our quotation 2, along with various samples of leather gloves closely resembling to what you want.
　　应贵公司11月25日来函询问，现寄上我方的报价和几副式样不同的与贵方要求近似的皮手套样品。
　　9. You will find that we have given you the most favored quotation for the same products.
　　你将会发现，我们给贵公司的报价是相同产品中最低的。
　　10. With reference to your enquiry of May 21st we shall be happy to supply fax machines at the price of $120 per set CFR Tokyo.
　　应贵方5月21日的询盘，我方将很高兴以每台成本加运费到东京港120美元的价格供应此款传真机。
　　11. We are sorry that we are not able to offer you the information you requested in last letter of February 2nd.
　　我方不能提供贵方在2月2日在信中所要求的信息，很抱歉。
　　12. Should your price be found competitive and delivery date acceptable, we intend to place a large order with you.
　　如你方价格有竞争力，交货日期合适，我们打算大量订购。
　　13. We thank you very much for your inquiry 5 of March 20th and are glad to send you a set of samples of No. 14.
　　非常感谢贵公司3月20日来函询问，现寄去14号样品一套。
　　14. We would esteem 6 it a favor if you would be appreciated.
　　如蒙迅速回复我们将不甚感激。
　　15. Your early attention to this would be appreciated.
　　如蒙贵公司早日办理则不甚感激。